Сегодня расскажем как готовится персонал к ивенту.
Зайдем издалека:) Кто вообще такой администратор? В нашей интерпретации - это в первую очередь человек, который приезжает на мероприятие и обеспечивает работоспособность оборудования. Т.е. техника должна бесперебойно работать, давать прогнозируемый результат. И если что-то идет не так, он должен устранить проблему в кратчайшие сроки. В его обязанности так же входит общение с гостями, первичный рассказ о работе оборудования, например, куда смотреть, что нажимать и где забрать фотографии. Но важно отметить, он в первую очередь технический специалист. Развлечением и привлечением гостей должен заниматься совершенно другой человек - аниматор. Хотя среди наших ребят есть немало тех, кто очень увлеченно знакомится с гостями и предлагает им пройти на стенд и принять участие в той или иной активности. Но все же это не их прямая функция.
Возвращаемся к тому, с чего начинали. А именно как мы готовим администраторов. Выделим несколько основных аспектов: 1) Внешний вид 2) Культура и правила общения 3) Техническая подготовка 4) Пунктуальность
Внешний вид
По большому счету, максимально сжато правило, как нужно выглядеть на мероприятии, звучит так: "Ты должен выглядеть, как-будто пришел на свадьбу". Теперь развернуто. У нас есть целый мануал, который при поступлении на работу обязательно изучает каждый администратор оборудования, где максимально недвусмысленно написано, как должен выглядеть сотрудник на мероприятии. Коротенечко, два варианта: белый верх/черный низ, черный низ/черный верх. Никаких логотипов, в том числе и наших, никаких кричащих надписей, никаких рваных джинс. Написать правила и сделать так, чтобы они соблюдались - это, как говориться, две большие разницы. Мы эту задачу решили с помощью чек-листов и отчетов. Каждый сотрудник обязан сфотографировать свой внешний вид (в зеркало, попросить коллегу, сделать селфи), чтобы было отчетливо понятно как он выглядит. И если его вид не соответствует тому что указано в инструкции, он автоматически лишается премии (это почти 30% от общего заработка). И в довесок выписывается штраф менеджеру, который не проконтролировал сотрудника. Поэтому желающих поэксперементировать с внешним видом совсем немного. И важная оговорка: бывают мероприятия, где нужно выглядеть не по регламенту, например, на корпоративе в стиле "Rock". Там любые стилистические изменения будут только приветствоваться как нами, так и заказчиком.
Правила общения
Куда без этого. Учить операторов правилам культуры тоже приходиться. Пропускать женщин вперед, разговаривать со старшими на Вы. Оказывается, эти вещи привиты с детства не всем. Поэтому, как разговаривать при встрече, как общаться в мессенджерах и некоторые базовые вещи мы тоже регламентируем. Для начала в устной форме старший администратор принимает экзамен на знание базовых правил этикета. Потом притворяется заказчиком, и они ведут диалог, как клиент с подрядчиком, разбежавшись по разным углам склада. Конечно, тут контролировать в режиме реального времени значительно сложнее. В некоторой степени эта серая зона. Но после мероприятия менеджер проекта обязательно интересуется у заказчика о том, как прошло мероприятие. И если там есть намек на то, что администратор вел себя не корректно, то ему выписывается штраф. А если это случается во второй раз, данное мероприятие становится для него последним.
Техническая подготовка
Это бескрайнее синее море, где можно совершенствоваться бесконечно. Оборудования у нас много, оно все очень разное, и знать все обо всем практически невозможно. Поэтому есть пара банальных правил, которые помогают нам: 1) Соискатель, который хочет у нас работать, уже должен обладать уверенными навыками работы на ПК. 2) Перед каждым выездом с новым оборудованием администратор приезжает на склад и самостоятельно по инструкции собирает оборудование под присмотром техника.
Даже если администратор никогда не сталкивался с проблемами в работе, мы их моделируем во время подготовки, чтобы каждый сотрудник знал проблему в лицо и умел ее быстро исправить. Так как оборудование администратор забирает уже в готовом виде, т.е. собранное, настроенное и чистое. То большая часть этих знаний ему не пригодиться. Но, как мы знаем, предупрежден - значит вооружен:)
Таким образом, все технические моменты, в которых могут возникнуть проблемы, выясняются задолго до выезда. И если что-то случается, администратор уверен в себе, понимает, как действовать в этой ситуации и к кому обратиться за помощью, если вопрос нельзя решить своими силами.
Пунктуальность.
Особенность ивента в том, что его нельзя переиграть. Есть четкое время и место, и если вы опоздали, не получится привезти оборудование на следующий день. Оно должно работать здесь и сейчас. И если человек этого не понимает, в этой сфере ему делать нечего. Поэтому пунктуальность - это во-первых, залог хорошего отношения со стороны заказчика, а во-вторых, собственное спокойствие. Как вы поняли, мы большие поклонники чек листов и регламентов. Поэтому у нас обязательный пункт-быть на месте за два часа до начала работы нашего оборудования или за два часа до обязательного времени сдачи площадки. Час нужен на монтаж оборудования, еще час мы закладываем на непредвиденные обстоятельства, например, если организатор забыл подать данные на автомобиль, чтобы за этот час мы донесли оборудование до места монтажа на руках.
Как это проконтролировать? Администратор, приехав на место установки, начинает заполнять отчет, где он должен сфотографировать здание, где будет проходить мероприятие. Приложение сразу привязывает время начала работы к геолокации, и мы точно знаем, в какое время сотрудник приехал на место. А если опоздал по неуважительной причине, то ему выписывается штраф в размере 30% от общей зарплаты.
Надеемся, все вышенаписанное чуть больше проливает света на нашу внутреннюю кухню. И вам проще понимать, с чем мы сталкиваемся во время работы и как мы решаем стоящие перед нами задачи.
В следующем посте поговорим с вами о системе организации склада. Или как сделать так чтобы все было по полочкам.