⏰ Время чтения: 4 мин. 30 сек
Всем привет!
В этой статье расскажу вам как мы готовимся к каждому заказу, что происходит с оборудованием во время подготовки, как к ивенту готовится персонал, и поделюсь рабочими кейсами.
Всем привет!
В этой статье расскажу вам как мы готовимся к каждому заказу, что происходит с оборудованием во время подготовки, как к ивенту готовится персонал, и поделюсь рабочими кейсами.
Подготовке к мероприятию мы уделяем особое внимание, и все действия которые описаны ниже, мы делаем перед каждым ивентом, без исключения!
Мы используем достаточно много техники в своих интерактивах и, к сожалению, техника имеет свойство давать сбои без явной на то причины. То же касается и интерактивов в которых элетроника максимально простая, или она вообще отсутствует. Но как показывает наша практика, проверять нужно абсолютно все, даже если кажется что ничто не может дать осечку.
Поначалу было все достаточно просто, несколько позиций в каталоге, оборудования не так много, проблем с подготовкой возникнуть не могло. Но годы шли, компания росла, команда становилась все больше, и сейчас в каталоге насчитывается более 150 позиций, и большая часть позиций хранятся на складе в нескольких экземплярах. Думаю не стоит объяснять что в голове все это удержать невозможно, поэтому для любой растущей компании просто необходимо систематизировать процессы. По такому пути мы и пошли.
Как мы это реализовали?
Мы используем достаточно много техники в своих интерактивах и, к сожалению, техника имеет свойство давать сбои без явной на то причины. То же касается и интерактивов в которых элетроника максимально простая, или она вообще отсутствует. Но как показывает наша практика, проверять нужно абсолютно все, даже если кажется что ничто не может дать осечку.
Поначалу было все достаточно просто, несколько позиций в каталоге, оборудования не так много, проблем с подготовкой возникнуть не могло. Но годы шли, компания росла, команда становилась все больше, и сейчас в каталоге насчитывается более 150 позиций, и большая часть позиций хранятся на складе в нескольких экземплярах. Думаю не стоит объяснять что в голове все это удержать невозможно, поэтому для любой растущей компании просто необходимо систематизировать процессы. По такому пути мы и пошли.
Как мы это реализовали?
Во-первых мы наняли человека, нашего техника (на фото ниже) - он отвечает за все то что хранится на складе, отвечает за подготовку, и поддерживает техническое состояние оборудования.
Но нанять техника лишь малая часть решения. Нам нужно держать все оборудование под контролем, поэтому мы оцифровали все данные о хранящемся на складе оборудовании, и перенесли их в базу. Теперь мы в любое время и из любой точки можем контролировать оборудование, его состояние, комплектность и остатки расходных материалов на складе. И менеджер, перед тем как финально подтвердить клиенту, что оборудование в наличии, всегда это проверяет (благо это занимает всего несколько секунд). На данном этапе мы систематизировали все данные, но осталось самое важное, нужно систематизировать процесс подготовки.
Опишу пошагово как это происходит
После поступления от клиента запроса на интерактивы, мы сразу проверяем, свободно ли необходимое оборудование на нужную дату. Это мы сразу можем посмотреть в базе, в которой указано, в какой день и какое оборудование задействуется в работе. Как только мы убедились в том, что оборудование свободно на эту дату, мы ставим ее на бронь.
После поступления от клиента запроса на интерактивы, мы сразу проверяем, свободно ли необходимое оборудование на нужную дату. Это мы сразу можем посмотреть в базе, в которой указано, в какой день и какое оборудование задействуется в работе. Как только мы убедились в том, что оборудование свободно на эту дату, мы ставим ее на бронь.
И тут уже запускается процесс, который мы оптимизировали долгое время: менеджер знает какое оборудование понадобится, всю необходимую информацию он заполняет в специальную форму, а эти данные уже попадают к технику. А техник в свою очередь обладая всей необходимой информацией уже следует по выработанному алгоритму. За несколько дней до мероприятия он полностью воспроизводит условия работы на мероприятии, то есть: интерактивы полностью монтируются, настраиваются все необходимые параметры, и далее оборудование тестируется в условиях ивента. Можно сказать что при каждой подготовке к ивенту оборудование проходит полный цикл эксплуатации, максимально приближенный к условиям мероприятия. Таким образом мы выявляем все неисправности, которые могли бы возникнуть в течение мероприятия.
После проверки всех технических аспектов, начинается подготовка внешнего вида. Если устройство не подразумевает что на нем будет какое то брендирование, то технический специалист производит замену всех элементов которые могут выглядеть изношенными. Такие меры позволяют сохранить внешний вид оборудования в состоянии нового.
Если клиент заказывает интерактив с брендированием, то изначально дизайн согласовывается с клиентом, потом брендирование изготавливается, и наш опытный поклейщик выполняет брендирование оборудования.
Все этапы подготовки фиксируются через специальное приложение. Проверил работоспособность устройства - необходимо приложить фотографию собранного и работающего оборудования. Если устройство выдает фотографии, нужно сфотографировать конечный продукт, например фотополоски в фотобудке. Если есть какие-то замечания, что необходимо устранить - все тоже фиксируется через отчет. И как вишенка на торте, обязательную приемку оборудования осуществляет менеджер, который курирует заказ. Потому как он, и только он отвечает перед заказчиком за качество предоставляемых услуг.
Если клиент заказывает интерактив с брендированием, то изначально дизайн согласовывается с клиентом, потом брендирование изготавливается, и наш опытный поклейщик выполняет брендирование оборудования.
Все этапы подготовки фиксируются через специальное приложение. Проверил работоспособность устройства - необходимо приложить фотографию собранного и работающего оборудования. Если устройство выдает фотографии, нужно сфотографировать конечный продукт, например фотополоски в фотобудке. Если есть какие-то замечания, что необходимо устранить - все тоже фиксируется через отчет. И как вишенка на торте, обязательную приемку оборудования осуществляет менеджер, который курирует заказ. Потому как он, и только он отвечает перед заказчиком за качество предоставляемых услуг.
Казалось бы все! Все готово, все проверено и собрано, но ведь оборудование еще как-то должно попасть на мероприятие клиента, и тут вступают в дело наши администраторы.
Но это тема для отдельной статьи. Почитать продолжение можно здесь
Но это тема для отдельной статьи. Почитать продолжение можно здесь