Аренда фотобудки давно стала привычным решением для корпоративов, свадеб и выставок. Но чтобы фотобудка действительно хорошо показала себя на мероприятии, привлекала гостей и дарила положительные эмоции, важно заранее учесть несколько моментов.
Где будет стоять фотобудка, хватит ли рядом места для гостей, окажется ли она возле основной зоны мероприятия или где-то в стороне, когда нужно согласовать макет брендирования и как будет организован монтаж — все это напрямую влияет на результат.
Мы регулярно проговариваем эти детали с заказчиками, но на практике одни и те же ошибки все равно повторяются. Поэтому собрали их в одной статье, чтобы вам было проще подготовиться и сразу понять, на что обратить внимание перед заказом фотобудки.
Ошибка №1. Выбирать подрядчика только по цене
Когда люди начинают искать аренду фотобудки в Москве, первое на что они смотрят, это стоимость.
И это логично.
Но важно понимать, кто именно оказывает услугу.
Частные лица
Самый дешевый вариант.
Они сами отвечают на звонки, сами доставляют оборудование и сами работают на мероприятиях.
За счет отсутствия сотрудников и минимальных расходов стоимость аренды фотобудки получается ниже рынка.
Но есть и риски.
Оплата обычно переводится на банковскую карту физического лица. Договоров нет. Если человек заболел, попал в пробку или просто перестал отвечать на звонки, заменить его некому.
Кроме того, оборудование часто хранится дома, а поддерживать его в хорошем состоянии без мастерской или склада довольно сложно.
Профессиональные компании
Здесь уже есть склад, резервное оборудование, несколько операторов и собственная сервисная база.
Если оператор заболел, его можно оперативно заменить. Если что-то случилось с фотокабиной, всегда есть запасной комплект.
Кроме того, компании работают по договору и безналичному расчету, что особенно важно для корпоративных клиентов.
Ошибка №2. Заказывать фотобудку не подумав про формат мероприятия
Иногда организаторы хотят установить фотобудку буквально везде.
Но далеко не каждое мероприятие подходит для этого.
Например, бывают деловые программы, где вся свободная активность укладывается в один 15-минутный кофе-брейк. За это время люди успевают налить себе кофе и сходить в туалет. До фотобудки очередь просто не дойдет.
Перед заказом стоит честно ответить на вопрос: когда именно гости будут фотографироваться? Если во время самого мероприятия у людей на это просто нет времени, фотобудку лучше запускать до начала основной программы, во время регистрации гостей или оставить работать после официальной части.
Ошибка №3. Неправильно выбрать место установки
Пожалуй, это одна из самых распространенных ошибок среди организаторов мероприятий.
Очень часто фотобудку размещают по принципу ставим там, где осталось место.
Иногда возле гардероба. Иногда возле технических помещений. Иногда вообще рядом с туалетами.
Но нужно понимать простую вещь: фотобудка должна быть заметной.
Не обязательно ставить ее в центре зала, но гости должны постоянно видеть ее боковым зрением и легко понимать, как к ней подойти.
Самые удачные места: рядом с велком-зоной, баром, зоной отдыха или недалеко от основной активности мероприятия.
Ошибка №4. Не учитывать очередь к фотобудке
Особенно часто эта проблема возникает на массовых мероприятиях, выставках и промо-акциях.
Организаторы часто воспринимают фотобудку как второстепенную активность и не задумываются о том, что возле нее может собраться несколько десятков человек одновременно.
А между тем фотобудка в 9 случаях из 10 становится одной из самых посещаемых локаций мероприятия.
Если не продумать организацию пространства заранее, очередь может перегородить проходы, перекрыть доступ к соседним зонам или создать ощущение хаоса.
Особенно неприятно, когда очередь начинает пересекаться с потоком гостей возле гардероба, входной группы или зоны питания.
Поэтому еще на этапе планирования стоит подумать, как будут двигаться люди.
Если позволяет площадка, лучше устанавливать фотобудку вдоль длинной стены, чтобы очередь выстраивалась естественным образом и никому не мешала.
На крупных мероприятиях также хорошо работают ленточные ограждения и стойки-ограничители, которые помогают организовать поток гостей и делают ожидание более предсказуемым.
Ошибка №5. Выбирать фотографии большого размера
Многие организаторы считают, что фотографии 10×15 см автоматически лучше.
Логика понятна.
Чем больше фотография, тем больше места для брендирования.
Но гости мыслят иначе.
Для них важнее необычный формат.
Именно поэтому классические полоски 5×15 см остаются самым популярным вариантом уже много лет.
Люди фотографируют такие снимки, выкладывают их в социальные сети, показывают друзьям и сохраняют на память.
А значит, бренд получает гораздо больше внимания.
Ошибка №6. Не учитывать погоду
Особенно актуально для городских праздников и мероприятий под открытым небом.
Фотобудка может стоять на одном месте много часов подряд. За это время солнце успевает полностью изменить свое положение, и настройки, которые отлично работали утром, могут оказаться неактуальными к началу мероприятия.
В результате одна половина лица может оказаться в тени, а другая пересвеченной.
Поэтому желательно заранее предусмотреть навес, козырек или хотя бы частичную защиту от прямых солнечных лучей.
Не стоит забывать и про дождь.
Фотобудка работает от электричества, поэтому оборудование должно быть защищено от осадков.
Ошибка №7. Экономить на времени аренды
Организаторы рассчитывают время работы фотобудки исходя из официальной программы мероприятия.
На практике гости начинают фотографироваться не сразу.
Сначала они осматриваются, знакомятся, привыкают к площадке. Большинство поначалу просто стесняются фотографироваться. Но как только вечер перевалит за экватор, возле фотобудки начинает собираться очередь.
Поэтому аренда «впритык» часто приводит к ситуации, когда оборудование приходится отключать именно тогда, когда очередь только начала собираться.
Это вызывает негатив и у гостей, и у организаторов, потому что приходится объяснять, что у подрядчика уже запланировано следующее мероприятие.
Ошибка №8. Не присылать макеты для брендирования заранее
Многие вспоминают про логотипы и макеты буквально за день до мероприятия.
Если разместить логотип на фотографии можно практически в последний момент, то с брендированием корпуса ситуация совсем другая.
Особенно если речь идет о полной оклейке фотобудки или изготовлении брендированной шторы.
Подготовка макетов, печать пленки и монтаж требуют времени.
Поэтому лучше отправлять макеты минимум за три дня до мероприятия.
Чем раньше согласован дизайн, тем больше времени остается на проверку цветов, производство пленки и качественный монтаж.
Ошибка №9. Заказывать фотобудку без оператора
Иногда кажется, что можно просто поставить стойку и оставить ее работать самостоятельно.
Мы несколько раз соглашались на подобный формат и почти всегда это заканчивалось проблемами.
Один раз гость решил использовать рейлинги от шторы как турник и уронил фотобудку.
В другой ситуации внезапно поднялся сильный ветер, и стойка ударилась монитором об асфальт.
На практике оператор помогает гостям, следит за порядком, контролирует очередь, меняет бумагу и поддерживает оборудование в рабочем состоянии.
Именно поэтому во все наши фотобудки оператор уже включен по умолчанию. Практика показала, что его присутствие обходится значительно дешевле любого ремонта оборудования.
Вывод
Аренда фотобудки только на первый взгляд кажется простой услугой.
На самом деле на итоговый результат влияет множество факторов: выбор подрядчика, место установки, организация очереди, формат фотографий, брендирование, продолжительность работы и даже погода.
Если заранее учесть все эти нюансы, фотобудка станет одной из самых посещаемых зон мероприятия, поможет гостям сохранить яркие воспоминания и принесет организаторам именно тот результат, ради которого ее заказывали.